A metodologia de trabalho consiste na organização e tradução de dados digitalizados de coleções etnográficas obtidos a partir de planilhas eletrônicas enviadas pelos museus internacionais que têm sua guarda. Desenvolvemos um repositório próprio, baseando-nos no modelo desenvolvido pela equipe do SEE para registro e gestão das coleções próprias. Dos 35 metadados desenvolvidos pelo SEE que tomamos por referência, a partir da escolha de categorias museológicas, antropológicas, etnográficas, históricas e nativas, usamos 26, descartando aqueles que se referiam à gestão e administração dos artefatos dentro da reserva técnica ou da instituição.
Ainda, incluímos metadados que se adequam ao contexto destas coleções, que são digitais e não estão sob a nossa guarda, destacando em relação a procedência o local de produção e de coleta do artefato, além do registro do link de acesso às bases de dados originais. Além destas, mantivemos informações nas línguas originais para: identificação museológica, material, técnica, função, descrição e povo.
Por fim, o trabalho de revisão é contínuo, tendo por referência padrões museológicos e antropológicos disponíveis na literatura e os acervos originais online. Nessa etapa, conferimos possíveis lacunas de informação. Em relação às imagens, algumas instituições transferiram imagens de seus acervos junto com as planilhas de registro, sendo solicitada a melhor resolução possível. Quando as imagens dos objetos não são transferidas pelas instituições, mas estão disponíveis nos sites, reproduzimos uma cópia da mesma para uso exclusivo no portal online.
A tradução realizada do inglês, francês, alemão, holandês, sueco e dinamarquês para o português é baseada em recursos tecnológicos digitais. Recorremos a alguns dicionários online, como Google Translate, Linguee, Reverso, DeepL, Cambridge e o Longman. Já no caso da revisão da tradução, esta foi feita por membros da equipe do projeto, contando ainda com a colaboração de estudantes de graduação e de pós-graduação nas áreas de Letras (português-alemão) e de Patrimônio, participantes do projeto de extensão Diálogos sobre Coleções do Museu Nacional: novas narrativas e novos conhecimentos, desenvolvido pelo SEE.
Para a uniformização de categorias e nomenclaturas adotadas para melhor definição dos parâmetros de pesquisa, após a revisão da tradução, o conteúdo foi submetido aos padrões e critérios museológicos adotados em thesaurus e dicionários museológicos consagrados para itens etnográficos, com a criação de um “compêndio de vocabulário” próprio para este trabalho. Apesar disso, a preocupação com nomenclaturas regionais e dos povos originários também está contemplada, possibilitando o retorno de uma busca de pesquisa mais ampla e acessível a todos os públicos.
Todo o processo descrito acima foi feito em planilhas eletrônicas (off e online), garantindo a preservação das planilhas originais, bem como as planilhas de processamento e as imagens dos objetos guardadas em um repositório digital na nuvem.